Nous abordons notre 1ère AG avec les actionnaires et avons du mal à trouver des renseignements sur le sujet.
Différents points nous interrogent :
1. Comment l'appeler ? AG extraordinaire ? AG de validation du projet ? autre ?
2.- Cette AG est-elle réservée uniquement aux actionnaires ? Peut-on avoir des invités ou simplement des personnes qui viennent découvrir le projet ?
3. le vote des actionnaires, après présentation du projet dans les détails, consiste-t-il bien à répondre à une question unique ,
du style : " êtes-vous favorables pour passer à la phase opérationnelle du projet ?
4.- La convocation par le Président a lieu 15 jours au minimum avant la date de l'AG ?
- Il y a forcément une limite de réponse imposable et est-elle réglementée pour la réception des votes par courriel ou courrier ?
5. Y a-t-il obligation de fournir la liste des actionnaires à chaque votant ?
7. Doit-on garder des traces écrites des votes par courrier ou courriel ?
Voyez -vous d'autres choses très importantes pour réussir cette AG ?
Avez-vous des conseils ? Merci par avance pour tous ces renseignements.
Martine Tardy Collines Iséroises
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Bonsoir,
Mes réponses dans votre texte ci-dessous:
1. Comment l'appeler ? AG extraordinaire ? AG de validation du projet ? autre ? Cela peut être une AG ordinaire...Il faut voir dans vos statuts ce qui est le moins contraignant pour vous.
2.- Cette AG est-elle réservée uniquement aux actionnaires ? Peut-on avoir des invités ou simplement des personnes qui viennent découvrir le projet ? Oui bien sur, simplement les invités ou les "touristes" ne doivent pas voter. Le plus simple pour cela est de distribuer aux actionnaires quand ils arrivent et signent la feuille d'émargement que vous devez faire rempli à l'entrée (obligatoire pour la traçabilité du nombre de votants et donc des majorités) de leur remettre un petit carton de couleur par exemple qu'ils lèveront lors des votes au lieu de lever la main, cela évitera les intrus ou les étourdis....
3. le vote des actionnaires, après présentation du projet dans les détails, consiste-t-il bien à répondre à une question unique ,
du style : " êtes-vous favorables pour passer à la phase opérationnelle du projet ? Oui il faut que les questions puissent être répondues par oui / non / abstention. Après elles peuvent présenter plusieurs options. Je vous envoie par mail le compte rendu de l'AG que nous avions fait à VercorSoleiL pour le projet 1 afin de vous donner un exemple.
4.- La convocation par le Président a lieu 15 jours au minimum avant la date de l'AG ?
- Il y a forcément une limite de réponse imposable et est-elle réglementée pour la réception des votes par courriel ou courrier ? Normalement dans les statuts, sinon effectivement il faut donner une limite. Par expérience, je vous conseille la veille de l'AG car souvent les gens réagissent au dernier moment.
5. Y a-t-il obligation de fournir la liste des actionnaires à chaque votant ? Non a priori. Mais par contre ils ont le droit de regarder la feuille d'émargement et vous pouvez la scanner et l'envoyer par courriel avec le compte rendu d'AG. Si dans vos statuts, il n'y a qu'une personne / une voie, vous n'avez pas besoin de faire figurer sur la feuille le nombre d'actions de chacun. Par contre, si vous avez des quotas, il faut alors les faire apparaître.
7. Doit-on garder des traces écrites des votes par courrier ou courriel ? Oui, il faut les archiver avec le PV d'AG, la liste d'émargement et une copie du courriel de convocation.
Voyez -vous d'autres choses très importantes pour réussir cette AG ? Prévoir un pot à l'issue de l'AG !
Cordialement