L’administration de la société nécessite une organisation rigoureuse qui passe par une répartition des tâches entre les différentes personnes impliquées.
Au sein du conseil de gestion, il est indispensable d’identifier des responsables par thématique, en fonction des envies et des compétences des membres :
- Un responsable du suivi de production, monitoring, maintenance, etc.
- Un responsable communication, lien aux élus, etc.
- Un gestionnaire du site web
- Un responsable du suivi de la comptabilité et de la facturation,
- Etc.
Les réunions du conseil doivent être régulières, et des comptes rendus doivent être rédigés et conservés dans un espace partagé.
L’ensemble des documents importants de la société (contrats, engagements, courriers, etc.) doit être archivé, idéalement dans un lieu public accessible à tous les administrateurs. Il est également recommandé de les scanner et de conserver les versions électroniques dans un espace partagé (possible sur le site web des CV).
Les points de vigilance
- Réaliser un organigramme du conseil de gestion avec les fonctions des différents membres
- Archiver les documents importants
- Répartir les tâches, impliquer éventuellement des actionnaires non administrateurs dans des tâches « légères »
En obligation d'achat
La facturation de l’électricité se fait pour chaque installation de moins de 36 kWc à la date anniversaire de sa mise en service. Pour les installations entre 36 et 100 kWc, la facturation est semestrielle. Au-delà de 100kWc, elle est mensuelle. La facturation est basée sur le relevé d’index. Enedis vérifie la cohérence de ces index par d’autres relevés qu’il effectue régulièrement.
Les points de vigilance
- Anticiper les démarches, et relever les jours d’échéance des contrats (si mises en service à des dates différentes)
- Attention si les compteurs existants sont remplacés par des Linky, il faut assurer la continuité des index (erreurs possibles)
- La facturation se fait en général avant l’échéance du prêt bancaire, qu’il convient de bien caler par rapport à ces échéances de versement
En autoconsommation collective
La facturation de l'électricité aux consommateurs est à réaliser selon une fréquence convenue avec les consommateurs. Cela peut par exemple être une fréquence trimestrielle ou semestrielle. La facture peut soit être édité par la Centrales Villageoises elle-même, soit via une plateforme de gestion spécialisée (qui peut également gérer les paiements associés).
Du fait de la variabilité du capital, et de la réalisation de projets successifs conduisant à des augmentations régulières du capital, la société voit son actionnariat évoluer. Il peut également y avoir des retraits (une fois la durée d’inaliénabilité des parts dépassée). Il faut donc avoir un suivi rigoureux de l’actionnariat, via la tenue de registres, qui seront demandés en cas de contrôle fiscal.
Les points de vigilance
- Tenir régulièrement à jour les registres
Le suivi de la comptabilité doit être rigoureux, notamment pour pouvoir répondre aux contrôles fiscaux. Il est indispensable d’identifier un ou deux membres du conseil de gestion en charge de ce suivi et du lien avec l’expert-comptable. La dématérialisation de la facturation peut faciliter la gestion (le site web peut notamment être utilisé pour entreposer les factures que le comptable télécharge).
Les points de vigilance
- Affecter un ou deux membres du conseil de gestion au suivi de la comptabilité
- Prévoir à l'avance la distribution des dividendes
Le modèle économique des Centrales Villageoises assurant des retombées économiques modérées mais perennes, une valorisation des parts sociales est prévue au cours de la vie de la société.
Cela peut prendre la forme de versement de dividendes aux actionnaires, sur décision de l'Assemblée Générale.
Par ailleurs, lors de nouvelles phases de capitalisation de la société, une prime d'émission peut être mise en place sur les nouvelles actions émises, de façon à égaliser les droits entre nouveaux et anciens actionnaires.
Il est enfin possible, pour les SAS, de faire évoluer la valeur nominale de l'action pour matérialiser sa prise de valeur.
La société locale paie chaque année les loyers aux propriétaires concernés (sauf dans le cas particulier d'une avance de loyer sur 20 ans par exemple).
Les points de vigilance
- Loyers : paiement HT, bien respecter les conditions du bail (année échue ou à échoir). Attention au 1er loyer qui correspond à plus d’une année
- Révision des baux : les baux types prévoient une rencontre a minima tous les 5 ans entre propriétaires et société locale
- Cession de bâtiments : la cession du bail se fait avec la vente auprès du nouvel acquéreur sauf si celui-ci refuse (indemnités prévues pour démanteler).
Il peut être nécessaire de faire évoluer les statuts durant la vie de la société, par exemple pour s'adapter à l'évolution de la réglementation et de la typologie des projets portés.
L'association a ainsi mené un travail de révision des statuts types Centrales Villageoises (versions SAS et SCIC/SAS) en 2022-2023. Un groupe de travail dédié a travaillé sur le sujet et proposé des modifications qui ont été étudiées par un cabinet d'avocat et validées lors de l'Assemblée Générale 2023.
Cette révision des statuts peut aussi être l'opportunité de se conformer aux critères permettant d'être une entreprise commerciale de l'économie sociale et solidaire (ESS). Ceci est un préalable indispensable si la société Centrales Villageoises veut aller plus loin en sollicitant l'agrément ESUS (Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale).